Mis
necesidades como usuario de la información.
En mi experiencia práctica como usuario de la información he
tenido buenas experiencias y malas experiencias, cuando he ido a bibliotecas,
la ordenación y clasificación de los documentos se da de una forma fácil,
sencilla, sin demasiado rebuscamiento, los libros son fáciles de buscar y los
bibliotecarios son personas cultas y que te ofrecen un fácil acceso a la
información accesibles.
Por otro lado, en el Archivo General de la Nación, sólo he
asistido como visitante, no he tenido la oportunidad, aunque tampoco la
necesidad de revisar un archivo, aunque he visto que tienes que registrarte
como investigador para poder tener acceso
a la información.
En el caso de la Institución en la que laboro, los accesos a la
información no se dan de una manera sencilla, todo está supeditado a lo dictado
por el (INAI) Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y
Protección de Datos Personales, la mayoría de los funcionarios se basa en ella
para negar la información, no para dar un fácil acceso a los ciudadanos.
En lo que se refiere a la oficina en la que laboro, desde que se
creó se estableció que la persona que esté al frente del Control de Gestión,
sea la que realice la administración de toda la documentación generada y
recibida en la oficina, que establezca la clasificación de los documentos, el
archivo de trámite y que resguarde la documentación de acuerdo a los
instrumentos de control adecuados, sin embargo, aunque tienen todo el propósito
de hacerlo, la misma documentación y los trámites que de ella se derivan, no
son tan manejables como se supondría.
Por otro lado, los movimientos de personal, hacen que cada persona
tenga sus criterios en cuanto al control de gestión, en este caso yo sólo soy
un usuario y generador de documentos, me encargo de que se entreguen y los
acuses de recibo los entrego para su archivo, sin embargo, en varias ocasiones
no se archivan en el expediente adecuado. Esto genera retrasos y confusiones en
el manejo de la documentación.
En mi caso, tengo varias soluciones para que no se generen ni
retrasos ni confusiones:
-
En primer lugar se debe realizar una depuración de la
documentación que ya ha pasado del archivo de trámite al archivo de
concentración y en algunos casos al archivo histórico.
-
Realizar un cuadro de clasificación archivística adecuado a lo
establecido en la Institución y si es necesario reclasificar los expedientes
para que tengan una clasificación
adecuada y se dé un acceso más fácil a la información.
-
Que los usuarios tengan acceso al cuadro de clasificación,
conozcan las claves de los documentos para que con base en ello lo soliciten.
-
Que se comprometan a regresar los expedientes de la misma manera
en que les fue prestado, pues a final de cuentas es para su trabajo y se deben
mantener en óptimas condiciones y completos.
Siento que esto ayudaría a facilitar el acceso a la información a
nuestros usuarios en la oficina y en el caso de que se presente una Solicitud
de Acceso a la Información presentada en la oficina correspondiente, se pueda
entregar de manera fácil y sencilla.
