Importancia del servicio a usuarios en el medio
archivístico como una necesidad
La información es un elemento muy importante
desde el principio de los lenguajes escritos y hablados, por ello al ser
plasmada en un soporte documental, se vio la necesidad de hacer el resguardo,
conforme el paso del tiempo, un resguardo sirvió para informarse, conocer la
historia y transmitirla a los demás.
Desde que se le otorgó a la documentación la
valoración adecuada como un objeto de estudio y de información por medio de la
administración archivística y como parte importante de los quehaceres de los archivistas,
la difusión es una necesidad primordial, puesto que no tiene caso realizar
todos los pasos necesarios para un resguardo exitoso de la información si esta
no va a estar a disposición del usuario.
Los estudios de usuario han servido para demostrar
la importancia de no sólo conocer nuestra información sino de conocer a
nuestros usuarios. Estar al tanto de sus requerimientos de información y buscar
las posibles soluciones a los problemas que pudieran presentarse.
De acuerdo con Daniel Rossini Corzo, en la
presentación “La aplicación del marketing en la Archivística”[1] se
debe tratar al usuario como un cliente, tener la visión de lo que puede
servirle a nuestro cliente y trabajar para él, es decir trabajar y difundir
nuestra información atrayendo a el usuario, difundir lo importante de nuestra
información, que al fin es nuestra prioridad compartir y difundir nuestros
conocimientos y ayudar al usuario.
Daniel Rossini, dice que aplicando el marketing
en materia archivística es una herramienta práctica para satisfacer los deseos
de los usuarios, analizar nuestros productos de acuerdo a las necesidades de
los usuarios, para realizar una promoción adecuada y promover nuestra
información como un producto que supere al de la competencia en los niveles de
calidad.
Los usuarios entonces, son clientes reales y
potenciales, con necesidades y hábitos diferentes, así como capacidades y
medios distintos para acceder a la información, por ello es importante realizar
distintas técnicas que nos sirvan para atraer a nuestro cliente.
Entre las que podemos contar, promover una
imagen diferente de la acostumbrada, conocer las necesidades de información del
usuario, su entorno, la forma en la que accede a la información, el servicio
que reciben y la experiencia con el mismo, buscar la forma en que las
necesidades del usuario sean compatibles con las técnicas archivísticas que
manejamos, y con ello poder crear productos y servicios adecuados al cliente.
Todos como usuarios sabemos lo importante que
es que nos traten como personas, no como un número, no como alguien que sólo va
a buscar la información, por ello es importante que le demos a nuestro usuario
un trato humano y gentil, que tratemos de adelantarnos a sus necesidades y que
le ofrezcamos servicios que le sean útiles y que tal vez al usuario no se le
ocurran hasta que nosotros se lo entreguemos.
Bibliografía:
Corzo Rossini, Daniel. “La aplicación del
marketing en la Archivística. Porqué, Cómo y Para qué. Lima 2001.
Abalos Zurita Asucena y Martínez Bonilla Daniel. Guía
de Guía de Autoaprendizaje. Difusión de los servicios. Secretaria de Educación
Pública. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía Méxco 2004.
[1]
Corzo Rossini, Daniel. “La aplicación del marketing en la Archivística. Porqué,
Cómo y Para qué. Lima 2001.
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