Los Servicios de Usuarios Archivo de Trámite, de Concentración e Histórico

Desarrolla cada uno de los siguientes puntos:

1.    Identifica los tipos de usuarios en los archivos administrativos (AT y AC) y el Archivo Histórico.

Los usuarios de archivo de trámite, son principalmente las personas que los elaboran y las que tienen que dar algún tipo de respuesta a los contenidos de la documentación. También personas que necesiten realizar un trámite en el gobierno o en alguna institución que la información sea de su interés y para algún trámite administrativo que necesite.

Los usuarios de archivo de concentración. Son principalmente personas que están interesadas en conocer el contenido y la finalidad con la que se realizaron los trámites contenidos en los documentos, van desde las personas que los realizaron, incluyendo ciudadanos y periodistas que deseen reportar sobre la información.

Los usuarios de archivos históricos pueden ser investigadores, estudiantes, y los usuarios de la institución, así como los archivistas al realizar las etapas de la administración de documentos, se convierten en usuarios.

En general cualquier persona que necesite una información para trámites o para investigaciones puede necesitar acceder a la información independientemente del estado en que esta se encuentre y los encargados del archivo en la Administración Pública, tienen la obligación de darles acceso.

2.    Describe cada uno de los servicios en los archivos administrativos (AT y AC) y el Archivo Histórico.

Archivo de trámite:

-       Recibir y distribuir la correspondencia de entrada

-       Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida

-       Recibir y despachar la correspondencia de salida

-       Clasificar la información de acuerdo a su recepción o elaboración

-       Proporcionar expedientes en préstamo para su consulta

-       Realizar fichas de préstamo

-       Registrar entradas y salidas de los expedientes

-       Asegurar la disponibilidad y localización expedita de los documentos.

-       Proporcionar la información contenida en el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

-       Proporcionar acceso a los archivos clasificados de manera automatizada.

Archivo de concentración

-       Dar acceso a la información clasificada como semiactiva

-       Mantener el catálogo de disposición documental vigente y dar acceso.

-       Clasificar y realizar un listado para la documentación de destino final, proporcionar acceso a esta lista.

-       Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria, dar acceso a esta lista

-       Proporcionar acceso a la información cuyo periodo de clasificación confidencial haya terminado.

Archivo histórico:

-       Dar acceso a el cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e inventario general de archivos

-       Dar difusión a la documentación de valor histórico en los diferentes respaldos documentales, sean electrónicos, ópticos, físicos, etc.

-       Estimular el aprovechamiento social de la documentación

-       Dar servicios de copiado o repografía para los interesados

3.    Importancia de la integración de los servicios en los archivos administrativos (AT y AC) y el Archivo Histórico.

Que se realice una integración entre los tres tipos de archivo es una obligación importante, muy necesaria para mantener la concordancia de los contenidos de las unidades de información y asegurarle al usurario que los documentos en ella han sido valorados y resguardados de conformo su importancia y que su contenido es el adecuado, necesario y se encuentra completo.

Por otro lado, son estos mismos documentos los que servirán como comprobantes de la gestión de los servidores públicos como de la Institución para la que laboran, por ello es necesario que se encuentren resguardados de acuerdo a lo establecido en la ley.

Bibliografía:

Jaen García, Luis Fernando. Los Estudios de Usuarios en Archivos: Aplicación en el Archivo Histórico del Archivo Nacional de Costa Rica http://www.archivonacional.go.cr/pdf/articulos_ran/Ran08Jaen.pdf, En línea Consultado por última vez 21 de octubre de 2016.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. Publicado en el Diario Oficial de la Federación,  20 de febrero de 2004. http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF. En línea Consultado por última vez 21 de octubre de 2016.