1.
Controles de los servicios en los archivos administrativos (AT y AC) y el
Archivo Histórico
El Archivo
de Trámite:
- Recepción de la documentación
destinada a la oficina a la que pertenece el
Archivo de Trámite.
-
Control
y seguimiento institucional de la documentación recibida.
-
Entrega
expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su
atención y trámite.
-
Crear
o integrar expedientes de la documentación generada en la oficina, de acuerdo a
las directrices y normativa específicas.
-
Garantizar
que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada como
antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.
-
Elaborar
los instrumentos archivísticos y de descripción, tanto físicos como
electrónicos
-
Proporcionar
servicios de información interna y el control correspondiente.
-
Clasificar
los valores de la información y mantenerlos actualizados.
-
Colaborar
con la oficina encargada de dar acceso a la Información Pública.
-
Supervisar
las temperaturas y demás condiciones ambientales y físicas que permitan que los documentos se
mantengan en condiciones óptimas.
-
Realizar
las transferencias primarias al Archivo de Concentración de acuerdo a la
normatividad vigente.
- Facilitar el préstamo de expedientes
al personal de la oficina que así lo requiera, controlar estos préstamos con
tarjetas en las que registre y controle los mismos.
- Conservar la documentación activa que
ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de
Disposición Documental.
- La clasificación y ordenación de los
expedientes se harán por secciones y series de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Archivística.
Archivo de Concentración
- El archivo de Concentración, se
encargará de recibir del Archivo de Trámite la información que ha dejado de
estar activa, asimismo, tiene la obligación de dar acceso a los expedientes,
tanto a los usuarios de la oficina, como a los ciudadanos que así lo soliciten,
para ello, debe realizar las siguientes actividades:
- Recibir las transferencias primarias
de archivos semiactivos de la oficina a
la que está adscrito, para su conservación precautoria hasta cumplir su
vigencia documental,
- Realizar trámites para obtener la
autorización de baja o transferencia secundaria, según lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental.
- Recibir las solicitudes de ampliación
de plazos de conservación de los expedientes, en caso de que las unidades lo
soliciten.
-
Solicitar
al Comité de Información, la revisión de la documentación para realizar la
transferencia secundaria, así como la baja definitiva de los expedientes.
-
Organizar
y conservar de manera precautoria de la documentación semiactiva.
-
Elaboración
de Inventarios de Baja Documental y de Transferencia Secundaria.
-
Facilitar
el servicio de préstamo de expedientes y su respectivo control.
-
Prevaloración
documental, en coordinación con las áreas generadoras de la documentación y
realización de la gestión y seguimiento del proceso de baja documental.
-
Realizar
físicamente de las transferencias secundarias y disposición del material
autorizado.
-
Concluidos
los plazos de conservación precautoria, realizar la valoración de los
documentos que tienen valores históricos, es decir, evidenciales, testimoniales
o informativos, el expurgo debido de los documentos y realizar la baja de documentación
que así se determine.
-
Estar
en contacto con los encargados de las solicitudes de información y entregar la
documentación que le soliciten.
-
Realizar
un programa de transferencia para baja, en congruencia con los tiempos
establecidos en el referido Catálogo de Disposición Documental, informar a las
unidades administrativas de este programa.
-
Facilitar
el préstamo de expedientes semiactivos, realizar vales de préstamo, en los que
se asienten los datos de los usuarios y el compromiso de entrega de la
documentación.
-
Mantener
un registro de los documentos en préstamo y de los usuarios.
Archivo
Histórico
- Recibir las transferencias
secundarias,
- La documentación recibida deberá
integrarse en las guías, inventarios e instrumentos de control archivístico
para la consulta de los ciudadanos.
- Preparar publicaciones acerca de las
actividades del Archivo Histórico y los servicios que ofrece.
- Establecer las condiciones que para el
acceso a los documentos.
- Facilitar las copias de los documentos
que permitan su reproducción para los usuarios.
- Mantener en condiciones especiales las
películas o documentos que sus condiciones así lo necesiten.
- Ordenar e integrar los expedientes de
conformidad con las series documentales y el cuadro de clasificación
archivística.
- Mediante instrumentos de control
archivística, dar difusión y acceso a la información resguardada en el archivo
histórico.
- Informar sobre los horarios de
servicio y los requerimientos que debe cumplir para acceder al a información.
- Mantener las condiciones físicas y
ambientales que mantengan los documentos bajo el resguardo adecuado.
2.
Normatividad y política de servicios en los archivos administrativos (AT y AC)
y el Archivo Histórico
La
normatividad que controla los servicios administrativos en el archivo de
trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico, son principalmente
la Ley General de Transparencia y la ley Federal de Archivos y los Lineamientos
generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y deben cumplir
con los siguientes requerimientos:
Archivo de trámite.
Parte importante de la normatividad es la realización adecuada de la
clasificación, catalogación y conservación de la información, el lugar donde
está guardada y el dar acceso a todas las personas.
Los servidores públicos, deben regirse por los principios e conservación,
procedencia e integridad con respecto al manejo de la información, indica que
deben aprenderse y manejarse los archivos de la manera más adecuada para su
preservación, conservar el orden original de cada fondo documental producido
por los sujetos obligados, distinguir de fondos similares, garantizar que los
documentos estén completos y que la información sea exacta.
En cuanto al manejo de información electrónica, debe ser coordinado por
el área de tecnologías de la información de cada dependencia, con programas
informáticos destinados a la automatización de archivos y la gestión de este
tipo de documentos.
La dependencia o instancia gubernamental está obligada a tener un área
coordinadora de archivos que determine la elaboración del cuadro general de clasificación archivística,
el catálogo de disposición documental y el inventario general, los archivos
forman parte de un sistema institucional de archivos que incluya procesos
relativos a la gestión, entre ellos: registro de entrada y salida de
correspondencia, identificación de documentos de archivo, clasificación
archivística por funciones, integración y ordenación de expedientes,
descripción y ubicación de secciones, series y expedientes, transferencia,
conservación, prevaloración de archivos; clasificación de la información y
auditorías.
El archivo de
trámite está encargado de crear y utilizar sistemas automatizados de gestión y
control de documentos, tanto en formato físico como electrónico.
Por
otro lado, al aplicar la valoración, debe realizarse la reserva de información
que por su contenido pueda comprometer asuntos que dañen al país en materia de
seguridad pública, relaciones internacionales, económica, de salud, de
persecución de delitos o cumplimiento de las leyes, de carácter migratorio.
La
valoración primaria establece los parámetros de utilidad de la documentación
gubernamental, con ello se facilitan los palazos de retención de los documentos
de archivo en base a las necesidades institucionales.
Así
como, la que por disposiciones legales tenga esa clasificación, por ejemplo,
secretos comerciales, fiscales, bancarios, fiduciarios, la que se refiera a
procesos en contra de servidores públicos mientras esté en un proceso sin
terminar y mantendrá ese estatus hasta que termine su periodo de reserva. Esta
información debe mantenerse hasta por un periodo de doce años, o cuando se
extingan las causas que dieron origen a su clasificación.
Es la
operación de traslado de expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta
es esporádica, mientras prescribe el término de permanencia, esta transferencia
debe garantizar que la documentación esté conservada y que cumpla con las
características de los materiales semiactivos.
Deberá
realizar las transferencias primarias, de acuerdo a la normatividad, deberá
consultar el Catálogo de Disposición Documental y ver la documentación que se
encuentra dentro de este proceso, elaborar propuestas de inventarios, solicitar
a su superior que los revise, revisar y entregar la información conforme al
cuadro de clasificación archivística cumpliendo con los requisitos para su
entrega, llenar el formato de transferencia para el responsable del archivo de
concentración, coordinar la entrega y transferencia de los documentos. Quedarse
con una copia de los registros entregados.
Archivo
de Concentración:
El
catálogo de disposición documental, es uno de los instrumentos más importantes
dentro de este archivo, pues debe utilizarse para la identificación clara y
precisa de las series documentales, realizar una asignación de valores
adecuada, reconocer la investigación útil para el trámite, designar valores
legales, fiscales o contables, dar
seguimiento de las series documentales, relacionándolas con las norma
legales, fiscales o contables de la institución, dar seguimiento a este
instrumento de control.
El
archivo de concentración debe crear y dar seguimiento a los instrumentos para
la administración de documentos, es decir, la elaboración del cuadro general de
clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general,
estos los realiza la dependencia en coordinación y seguimiento de lo
establecido por el Archivo General de la Nación.
Debe
respetar las etapas de identificación valoración, regulación y control:
Para
la identificación debe investigar y analizar las características de los
documentos, las series documentales a las que pertenecen, la función de la
institución y la del sujeto productor,
de acuerdo a las disposiciones legales, actos administrativos, normas
relativas a la creación y cambios estructurales del a dependencia o entidad,
sus competencias, los manuales de procedimiento.
Ubicar
la relación y funciones de las dependencias que entregan documentos a la propia
y la relación entre ambas, registrar las características de los documentos, los
soportes, el volumen, etc., el contenido informativo, las series documentales.
Realizar
las transferencias secundarias, conforma a los valores informativos de la
información, fijar los plazos de acceso, de transferencia, de conservación, de
eliminación. Estos valores primarios son
administrativos, legales, fiscales y contables.
En la
regulación, se integrará el formato del Catálogo de disposición documental
debidamente establecido, determinando claramente los plazos de conservación,
las técnicas de selección, en donde se establezcan, objetivo general, marco
legal, referencias al respeto a la normatividad, la base jurídica de la
institución, mencionar los textos que sustentan el proceso de elaboración del
catálogo, de preferencia anexarlos el
registro de las series documentales, la vigencia documental.
Control.
En esta fase que es la última, se deben recabar firmas de los funcionarios que
forman parte del proceso de creación del Catálogo de disposición documental,
para validarlo ante los el Archivo General de la Nación, ya con esta
validación, establecer mecanismos que permitan la actualización del catálogo y
su difusión.
Para realizar la transferencia
secundaria, debe analizar, valorar y
disponer el destino final de la documentación, detectando los expedientes susceptibles
de baja o de transferencia, de acuerdo a la vigencia documental con la que han
sido valorados.
Realizar un expurgo de los expedientes
repetidos, apoyarse en los inventarios de transferencia primaria y en el
Catálogo de disposición documental y demás instrumentos archivísticos.
Al realizar estos análisis identifica
la documentación con valor histórico y para ello debe contactar a la persona
responsable del Archivo General de la Nación, para que lo asesore, asista y en
su caso dictamine que la documentación tiene el valor histórico para permanecer
en el Archivo General de la Nación, cuando sea el caso, debe realizar un
inventario y entregar la documentación de debidamente conformada para su
resguardo de acuerdo lo que solicite el Archivo General de la Nación.
El préstamo de documentos
semiactivos se concederá hasta por 20 días hábiles, concluido este plazo, en
caso de que lo necesiten más tiempo debe informar al encargado del archivo
hasta por diez días adicionales, debe revisar y realizar los préstamos conforme
a lo establecido en la legislatura, encargarse de que le sean entregados en
óptimas condiciones.
Archivo Histórico.
El responsable del Archivo Histórico, debe coordinarse
con el responsable del archivo de concentración para realizar la validación de
la documentación con valores secundarios, resguardar un respaldo electrónico de
los documentos en sistemas ópticos y electrónicos, estimular el uso y
aprovechamiento social de la documentación favoreciendo su difusión y consulta.
Proporcionar asesoría técnica a los
responsables de los archivos de trámite y concentración, para la elaboración de
los instrumentos de consulta y control
archivístico, que son los mencionados anteriormente, Cuadro General de
Clasificación Archivística; Catálogo de Disposición Documental; Inventarios
documentales, general, de transferencia, de baja; y la Guía simple de Archivos.
Es la unidad
responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la
memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o
colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional.
Debe realizar la prevención y los respectivos
controles de espacios en el inmueble para asegurar
la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de
los documentos de archivo.
Está encargado de divulgar la memoria
documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la
documentación, y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
3.
Importancia de la integración de los servicios en los archivos administrativos
(AT y AC) y el Archivo Histórico
Debe destacarse que la coordinación de los
encargados de los archivos de trámite, de concentración y el histórico, es de
vital importancia, pues la coordinación tanto en los instrumentos de control
archivístico como en la entrega de la información son la finalidad del archivo
histórico para dar a conocer a la ciudadanía contenidos verídicos y confiables.
Por ello deben realizar de manera coordinada la implementación de
sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que
contribuyan a la eficiencia de la gestión gubernamental.
Asegurar el acceso oportuno a la
información contenida en los archivos, la rendición de cuentas, la administración y
custodia de los documentos.
Mantener
actualizados los contenidos de la información, manteniendo informada a la
sociedad, promover el acceso a la información pública, la investigación
histórica documental y el resguardo de la memoria institucional de México.
Contribuye a promoción de una cultura de valoración de los archivos y su
reconocimiento como parte de la cultura e historia del país.
Bibliografía:
