Estudios de usuarios

1. Realiza un mapa conceptual del concepto de estudio de usuarios en los diferentes archivos.

 2. Describe la importancia de los estudios de usuarios en:

Archivo Administrativo:

Los usuarios necesitan acceder a la información en los archivos administrativos, puesto que los documentos ahí resguardados son comprobantes de su gestión, han sido realizados por ellos o por personas que laboran en esa misma área de la institución o han sido dirigidos a esa área, conforme a las labores administrativas que le competen.

Por ello la necesidad de que el encargado de este archivo, tenga la documentación en orden, debidamente clasificada y ordenada, para que los responsables de recibir o dar respuesta a los trámites, estén debidamente informados y puedan darles el seguimiento correspondiente.

Esto ayudará a que la gestión que se está realizando sea transparente.

Archivo de concentración:

El archivo de concentración resguarda los documentos que ya han concluido su trámite, por ello es necesario que hayan sido valorados y resguardados e incluso depurados conforme a lo establecido en la legislación, pues aunque ya han terminado su trámite, sirven de consulta al personal de la Institución en caso de auditorías, o solicitudes de información.

Es importante que los documentos se encuentren debidamente ordenados, para facilitar la consulta a los usuarios, así como que hayan cumplido su trámite y no sea necesario devolverlos al archivo administrativo.

Archivo Histórico:

En el archivo histórico al ser valorados los documentos como instrumentos de consulta por su contenido informativo, son de interés de cualquier persona, puede ser para un ciudadano que quiera estar informado sobre la historia de su país, un estudiante que necesite realizar una tarea y  un investigador especializado en algún tema que esté resguardado en ese archivo.

Por ello el resguardo de este tipo de documentos es más importante cada día, pues para os estudiosos de éstos,  es de vital interés que los documentos estén en un orden que les facilite su consulta, estén integrados para su consulta y no haya vacíos en la información, asimismo, si los usuarios necesitan copias de la información sea posible obtenerlas.

  3. Identifica el objetivo de los estudios de usuarios en los archivos administrativos

Archivo de trámite:

Los estudios de usuarios en este archivo ayudan a comprender las necesidades de los usuarios del día a día, obtener la información adecuada para sus labores es primordial, por ello se deben realizar análisis sobre el tema, para saber cuál es la mejor forma en la que se les puede atender, saber quiénes necesitan acceder a la información, quienes son los que deben accederla y como poder darles el mejor servicio.

Los usuarios normalmente piden los expedientes y esperan que estén completos y resguardados y completos, por ello el encargado de este archivo, debe anticiparse a los usuarios y darles un expediente que les ayude a sus labores.

Esta área también se encarga de la recepción de la documentación, y por ello está obligada a entregarla a los usuarios en cuanto la recibe, darle la clasificación correspondiente y avisarles si es necesario que responda o no a la documentación recibida.

El usuario debe tener todo el tiempo acceso a la información y asimismo, está obligado a dar respuesta expedita como le corresponde.

Archivo de concentración:

Los usuarios son personal que trabaja en la Institución o en el área de la dependencia que entregó la documentación al archivo de concentración.

Ellos llegan a recibir las solicitudes de información por parte de los ciudadanos, aunque los ciudadanos hayan pedido la información no son exactamente los usuarios, porque ellos reciben la información, pero es el trabajador el que les va a entregar la información solicitada y a su vez la pide al archivo de concentración.

Por ello, es necesario que el encargado del archivo, mantenga la documentación en resguardo tal y como la recibió, debidamente expurgada y ordenada.

Esta documentación tiene que estar disponible para fines de revisión de las gestiones de los servidores públicos, para las solicitudes de los ciudadanos y para el seguimiento de la legislación en esta materia.

 Archivo Histórico:

E l archivo histórico es donde se resguarda la información más importante en el ámbito archivístico, pues es la información con contenido informativo de valor testimonial, informativos y evidencial que son de carácter social.

Por ello, la recepción de estos documentos, debe estar debidamente acreditada en las leyes de transparencia, de archivo, de administración pública, etc.

El encargado del archivo histórico tiene como obligación el informar a la ciudadanía de la información que tiene bajo su resguardo, así los usuarios decidirán que es importante para ellos y cuando acceder a la información.

El usuario de archivo histórico, normalmente son investigadores en una materia en específico y estudiantes, por ello el archivista debe enfocarse en realizar labores de difusión que sean interesantes para sus usuarios, estudiarlos y buscar como anticiparse a sus consultas.

Bibliografía:

Abalos Zurita Asucena y Martínez Bonilla Daniel. Guía de Guía de Autoaprendizaje. Difusión de los servicios. Secretaria de Educación Pública. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía México 2004

Estudio de Información. hhttps://www.ecured.cu/Usuario_de_informaci%C3%B3n. Consultado por última vez 15 de noviembre de 2016.

Los servicios de archivo y el concepto de usuario: un estudio del RAMP http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000600/060066so.pdf Programa General de Información y UNISIST Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. Consultado por última vez 15 de noviembre de 2016.