Controles de los servicios en los diferentes tipos de archivo

1. Controles de los servicios en los archivos administrativos (AT y AC) y el Archivo Histórico

El Archivo de Trámite:

-       Recepción de la documentación destinada a la oficina a la que pertenece el  Archivo de Trámite.

-       Control y seguimiento institucional de la documentación recibida.

-       Entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su atención y trámite.

-       Crear o integrar expedientes de la documentación generada en la oficina, de acuerdo a las directrices y normativa específicas.

-       Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.

-       Elaborar los instrumentos archivísticos y de descripción, tanto físicos como electrónicos

-       Proporcionar servicios de información interna y el control correspondiente.

-       Clasificar los valores de la información y mantenerlos actualizados.

-       Colaborar con la oficina encargada de dar acceso a la Información Pública.

-       Supervisar las temperaturas y demás condiciones ambientales y  físicas que permitan que los documentos se mantengan en condiciones óptimas.

-       Realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración de acuerdo a la normatividad vigente.

-       Facilitar el préstamo de expedientes al personal de la oficina que así lo requiera, controlar estos préstamos con tarjetas en las que registre y controle los mismos.

-       Conservar la documentación activa que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

-       La clasificación y ordenación de los expedientes se harán por secciones y series de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística.

Archivo de Concentración

-       El archivo de Concentración, se encargará de recibir del Archivo de Trámite la información que ha dejado de estar activa, asimismo, tiene la obligación de dar acceso a los expedientes, tanto a los usuarios de la oficina, como a los ciudadanos que así lo soliciten, para ello, debe realizar las siguientes actividades:

-       Recibir las transferencias primarias de archivos semiactivos  de la oficina a la que está adscrito, para su conservación precautoria hasta cumplir su vigencia documental,

-       Realizar trámites para obtener la autorización de baja o transferencia secundaria,  según lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.

-       Recibir las solicitudes de ampliación de plazos de conservación de los expedientes, en caso de que las unidades lo soliciten.

-       Solicitar al Comité de Información, la revisión de la documentación para realizar la transferencia secundaria, así como la baja definitiva de los expedientes.

-       Organizar y conservar de manera precautoria de la documentación semiactiva.

-       Elaboración de Inventarios de Baja Documental y de Transferencia Secundaria.

-       Facilitar el servicio de préstamo de expedientes y su respectivo control.

-       Prevaloración documental, en coordinación con las áreas generadoras de la documentación y realización de la gestión y seguimiento del proceso de baja documental.

-       Realizar físicamente de las transferencias secundarias y disposición del material autorizado.

-       Concluidos los plazos de conservación precautoria, realizar la valoración de los documentos que tienen valores históricos, es decir, evidenciales, testimoniales o informativos, el expurgo debido de los documentos y realizar la baja de documentación que así se determine.

-       Estar en contacto con los encargados de las solicitudes de información y entregar la documentación que le soliciten.

-       Realizar un programa de transferencia para baja, en congruencia con los tiempos establecidos en el referido Catálogo de Disposición Documental, informar a las unidades administrativas de este programa.

-       Facilitar el préstamo de expedientes semiactivos, realizar vales de préstamo, en los que se asienten los datos de los usuarios y el compromiso de entrega de la documentación.

-       Mantener un registro de los documentos en préstamo y de los usuarios.

Archivo Histórico

-       Recibir las transferencias secundarias,  

-       La documentación recibida deberá integrarse en las guías, inventarios e instrumentos de control archivístico para la consulta de los ciudadanos.

-       Preparar publicaciones acerca de las actividades del Archivo Histórico y los servicios que ofrece.

-       Establecer las condiciones que para el acceso a los documentos.

-       Facilitar las copias de los documentos que permitan su reproducción para los usuarios.

-       Mantener en condiciones especiales las películas o documentos que sus condiciones así lo necesiten.

-       Ordenar e integrar los expedientes de conformidad con las series documentales y el cuadro de clasificación archivística.

-       Mediante instrumentos de control archivística, dar difusión y acceso a la información resguardada en el archivo histórico.

-       Informar sobre los horarios de servicio y los requerimientos que debe cumplir para acceder al a información.

-       Mantener las condiciones físicas y ambientales que mantengan los documentos bajo el resguardo adecuado.

2. Normatividad y política de servicios en los archivos administrativos (AT y AC) y el Archivo Histórico

La normatividad que controla los servicios administrativos en el archivo de trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico, son principalmente la Ley General de Transparencia y la ley Federal de Archivos y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, y deben cumplir con los siguientes requerimientos:

Archivo de trámite.

Parte importante de la normatividad es la realización adecuada de la clasificación, catalogación y conservación de la información, el lugar donde está guardada y el dar acceso a todas las personas.

Los servidores públicos, deben regirse por los principios e conservación, procedencia e integridad con respecto al manejo de la información, indica que deben aprenderse y manejarse los archivos de la manera más adecuada para su preservación, conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados, distinguir de fondos similares, garantizar que los documentos estén completos y que la información sea exacta.

En cuanto al manejo de información electrónica, debe ser coordinado por el área de tecnologías de la información de cada dependencia, con programas informáticos destinados a la automatización de archivos y la gestión de este tipo de documentos.

La dependencia o instancia gubernamental está obligada a tener un área coordinadora de archivos que determine la elaboración del  cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general, los archivos forman parte de un sistema institucional de archivos que incluya procesos relativos a la gestión, entre ellos: registro de entrada y salida de correspondencia, identificación de documentos de archivo, clasificación archivística por funciones, integración y ordenación de expedientes, descripción y ubicación de secciones, series y expedientes, transferencia, conservación, prevaloración de archivos; clasificación de la información y auditorías.

El archivo de trámite está encargado de crear y utilizar sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto en formato físico como electrónico.

Por otro lado, al aplicar la valoración, debe realizarse la reserva de información que por su contenido pueda comprometer asuntos que dañen al país en materia de seguridad pública, relaciones internacionales, económica, de salud, de persecución de delitos o cumplimiento de las leyes, de carácter migratorio.

La valoración primaria establece los parámetros de utilidad de la documentación gubernamental, con ello se facilitan los palazos de retención de los documentos de archivo en base a las necesidades institucionales.

Así como, la que por disposiciones legales tenga esa clasificación, por ejemplo, secretos comerciales, fiscales, bancarios, fiduciarios, la que se refiera a procesos en contra de servidores públicos mientras esté en un proceso sin terminar y mantendrá ese estatus hasta que termine su periodo de reserva. Esta información debe mantenerse hasta por un periodo de doce años, o cuando se extingan las causas que dieron origen a su clasificación.

Es la operación de traslado de expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es esporádica, mientras prescribe el término de permanencia, esta transferencia debe garantizar que la documentación esté conservada y que cumpla con las características de los materiales semiactivos.

Deberá realizar las transferencias primarias, de acuerdo a la normatividad, deberá consultar el Catálogo de Disposición Documental y ver la documentación que se encuentra dentro de este proceso, elaborar propuestas de inventarios, solicitar a su superior que los revise, revisar y entregar la información conforme al cuadro de clasificación archivística cumpliendo con los requisitos para su entrega, llenar el formato de transferencia para el responsable del archivo de concentración, coordinar la entrega y transferencia de los documentos. Quedarse con una copia de los registros entregados.

Archivo de Concentración:

El catálogo de disposición documental, es uno de los instrumentos más importantes dentro de este archivo, pues debe utilizarse para la identificación clara y precisa de las series documentales, realizar una asignación de valores adecuada, reconocer la investigación útil para el trámite, designar valores legales, fiscales o contables, dar  seguimiento de las series documentales, relacionándolas con las norma legales, fiscales o contables de la institución, dar seguimiento a este instrumento de control.

El archivo de concentración debe crear y dar seguimiento a los instrumentos para la administración de documentos, es decir, la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general, estos los realiza la dependencia en coordinación y seguimiento de lo establecido por el Archivo General de la Nación.

Debe respetar las etapas de identificación valoración, regulación y control:

Para la identificación debe investigar y analizar las características de los documentos, las series documentales a las que pertenecen, la función de la institución y la del sujeto productor,  de acuerdo a las disposiciones legales, actos administrativos, normas relativas a la creación y cambios estructurales del a dependencia o entidad, sus competencias, los manuales de procedimiento.

Ubicar la relación y funciones de las dependencias que entregan documentos a la propia y la relación entre ambas, registrar las características de los documentos, los soportes, el volumen, etc., el contenido informativo, las series documentales.

Realizar las transferencias secundarias, conforma a los valores informativos de la información, fijar los plazos de acceso, de transferencia, de conservación, de eliminación.  Estos valores primarios son administrativos, legales, fiscales y contables.

En la regulación, se integrará el formato del Catálogo de disposición documental debidamente establecido, determinando claramente los plazos de conservación, las técnicas de selección, en donde se establezcan, objetivo general, marco legal, referencias al respeto a la normatividad, la base jurídica de la institución, mencionar los textos que sustentan el proceso de elaboración del catálogo, de preferencia anexarlos  el registro de las series documentales, la vigencia documental.

Control. En esta fase que es la última, se deben recabar firmas de los funcionarios que forman parte del proceso de creación del Catálogo de disposición documental, para validarlo ante los el Archivo General de la Nación, ya con esta validación, establecer mecanismos que permitan la actualización del catálogo y su difusión.

Para realizar la transferencia secundaria, debe analizar, valorar y disponer el destino final de la documentación, detectando los expedientes susceptibles de baja o de transferencia, de acuerdo a la vigencia documental con la que han sido valorados.

Realizar un expurgo de los expedientes repetidos, apoyarse en los inventarios de transferencia primaria y en el Catálogo de disposición documental y demás instrumentos archivísticos.

Al realizar estos análisis identifica la documentación con valor histórico y para ello debe contactar a la persona responsable del Archivo General de la Nación, para que lo asesore, asista y en su caso dictamine que la documentación tiene el valor histórico para permanecer en el Archivo General de la Nación, cuando sea el caso, debe realizar un inventario y entregar la documentación de debidamente conformada para su resguardo de acuerdo lo que solicite el Archivo General de la Nación.

El préstamo de documentos semiactivos se concederá hasta por 20 días hábiles, concluido este plazo, en caso de que lo necesiten más tiempo debe informar al encargado del archivo hasta por diez días adicionales, debe revisar y realizar los préstamos conforme a lo establecido en la legislatura, encargarse de que le sean entregados en óptimas condiciones.

Archivo Histórico.

El responsable del Archivo Histórico, debe coordinarse con el responsable del archivo de concentración para realizar la validación de la documentación con valores secundarios, resguardar un respaldo electrónico de los documentos en sistemas ópticos y electrónicos, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación favoreciendo su difusión y consulta.

Proporcionar asesoría técnica a los responsables de los archivos de trámite y concentración, para la elaboración de los  instrumentos de consulta y control archivístico, que son los mencionados anteriormente, Cuadro General de Clasificación Archivística; Catálogo de Disposición Documental; Inventarios documentales, general, de transferencia, de baja; y la Guía simple de Archivos.

Es la unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional.

Debe realizar la prevención y los respectivos controles de espacios en el inmueble para asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo.

Está encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, y difundir su acervo e instrumentos de consulta.

3. Importancia de la integración de los servicios en los archivos administrativos (AT y AC) y el Archivo Histórico

Debe destacarse que la coordinación de los encargados de los archivos de trámite, de concentración y el histórico, es de vital importancia, pues la coordinación tanto en los instrumentos de control archivístico como en la entrega de la información son la finalidad del archivo histórico para dar a conocer a la ciudadanía contenidos verídicos y confiables.

Por ello deben realizar de manera coordinada la implementación de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia de la  gestión gubernamental.

Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos,  la rendición de cuentas, la administración y custodia de los documentos.

Mantener actualizados los contenidos de la información, manteniendo informada a la sociedad, promover el acceso a la información pública, la investigación histórica documental y el resguardo de la memoria institucional de México.

Contribuye a promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como parte de la cultura e historia del país.

Bibliografía:

Ley Federal de Archivos http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf Consultado por última vez 22 de noviembre de 2016.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública http://inicio.ifai.org.mx/MarcoNormativoDocumentos/LGTAIP.pdf Consultado por última vez 22 de noviembre de 2016.

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=679839&fecha=20/02/2004. Consultado por última vez 22 de noviembre de 2016.