Introducción
Los servicios a
usuarios no sólo son una parte importante de cualquier negocio o comercio, sino
también son parte importante de la labor de bibliotecarios y archivistas, por
ello, es de suma importancia para los archivistas el poder entregar un servicio
en el que el cliente se sienta satisfecho y sienta que se ha hecho todo lo
necesario para darle respuesta a su solicitud de información.
Por ello, la
importancia de adaptarnos a las necesidades de información de los usuarios y a
los instrumentos de la administración archivística para la difusión de la
información contenida en los documentos que están bajo nuestro resguardo.
Cabe destacar, que
en estos días, el acceso a los documentos se da de una manera más sencilla
gracias las herramientas informáticas a las que tenemos acceso, herramienta en
la que debemos clasificar nuestra información para que nuestros usuarios puedan
acceder a ella.
Justificación
Para elaborar
una mejora en los servicios de usuario de un archivo de histórico, en este caso
los datos recabados en diferentes estudios de usuarios en diferentes países,
ayudarían a mejorar el acceso a la información contenida en los documentos
existentes en el Archivo General de la Nación, órgano que cuida la información
de la documentación del Gobierno Mexicano.
El AGN, es un
archivo muy completo en cuanto al estado físico en el que mantiene la
documentación a últimas fechas está realizando diversas gestión para la
movilización de la información a las nuevas unidades que ha creado dentro de
sus instalaciones, sin embargo, esta modernidad no ha llegado a los accesos a
la información de los documentos vía electrónica.
En nuestros
días, el acceso electrónico a los documentos, se da en varios países
principalmente en Estados Unidos y Gran Bretaña, como lo dice Mikel Ascencio en
su artículo un Estudio de Usuarios del Archivo Histórico Provincial de Málaga[1]
En México, se
necesita actualizar el archivo en este tipo, podría ser a través de
plataformas, de asignación de usuarios, de solicitudes de investigadores para
ser acreditados y poder acceder a la información.
Los Estudios de Usuarios y las necesidades de
modernización del Archivo General de la Nación.
En internet,
podemos encontrarnos diferentes estudios de usuarios, que hacen referencia a la
necesidad de la modernización en los servicios que se entregan a los usuarios,
aquí algunos ejemplos:
“…Al usuario le
resulta muy útil que los sistemas de localización estén lógicamente ordenados y
explicados de un modo tal que, en gran parte de sus pesquisas, pueda actuar sin
recurrir al archivero, se sienta a gusto con el sistema, independientemente de
cuál sea su campo de investigación, y tenga la seguridad de que se ha efectuado
la labor de actualización con carácter periódico. Los índices deben encauzar al
investigador hacia unos inventarios en los cuales se pongan de manifiesto características
adicionales y posiblemente contextos de interés, hasta llegar a los documentos
propiamente dichos. Esencialmente, todos los medios de localización deben tener
la máxima interrelación posible, pero sin olvidar que muchos índices de épocas
anteriores pueden ser autónomos y exigir
una tarea de localización por separado…”[2]
En este estudio del RAMP , podemos distinguir la necesidad de
establecer relaciones y que los sistemas de ordenación se den de una manera sencilla
para el investigador, que le facilite la localización y llegar a la
documentación de manera fácil y sencilla. Esto a nivel electrónico se da de una
manera más fácil con un programa que maneje una base de datos que soporte las
diferentes formas de búsqueda.
“… para que los
clientes tengan un mejor aprovechamiento del centro archivístico. Este servicio
lo facilita el Archivo Histórico, el cual ha sido calificado positivamente. A
su vez, se puede reforzar y mejorar formulando un programa anual o semestral de
formación de usuarios que incluya visitas guiadas, charlas sobre los servicios,
el acervo documental, la utilización de los instrumentos descriptivos, la base
de datos, etc. Además, poner a disposición de los usuarios el cuadro de
clasificación, la guía de fuentes e informar sobre las entradas descriptivas
con la Norma ISAD-G. Asimismo, trimestralmente instalar en la pizarra de la
Sala información con los nuevos ingresos documentales al Archivo Histórico y
dar difusión de todo ello por medio del sitio web institucional...”[3]
En este estudio, resalta
en la necesidad de formar a los usuarios para que puedan aprovechar los
contenidos del archivo histórico Nacional de Costa Rica y la publicación y
difusión de la información resguardada en el sitio web del archivo.
“…Como
podemos ver, la página ofrece diferentes formas de acceso en función de los
intereses que tengamos, ya seamos genealogistas, profesionales de la
archivística, estudiantes, etc. Cada una de esas opciones conduce a
informaciones diferentes: si escogemos la opción de “Genealogista”, podremos
acceder a guías y tutoriales sobre cómo comenzar una investigación genealógica,
qué información podemos recabar por nosotros mismos, y cómo podemos delimitar
la información que necesitamos de la manera más precisa posible, para que su
localización en los fondos de los archivos sea lo más rápida posible. Todo esto
sin mencionar otros muchos servicios, como actividades educativas para
colegios, actividades on line, exposiciones, etc…”[4]
Estos estudios
de usuarios resaltan la introducción de los servicios de archivo histórico en
plataformas virtuales que darán como resultado una mejor difusión de la
información que tienen bajo su resguardo.
Es necesario
implementar políticas de seguridad en las que se establezca la forma de acceso
a los usuarios, la información a la que pueden acceder, las políticas de
protección de la información.
Sin embargo,
para los estudiantes e investigadores que son la mayor parte de usuarios que se
acercan a los archivos históricos, podrían ahorrarnos viajes al archivo, pues
al buscar una información en línea y poder acceder a ella, nos facilitan
nuestro aprovechamiento y nuestra capacitación, igualmente podríamos saber si
la información está completa o si cumple con nuestras necesidades, aún cuando
podamos asistir al inmueble del archivo.
Conclusiones
Desgraciadamente
con la modernidad del gobierno de nuestro país de tener una sola plataforma de
acceso al gobierno federal que es gob.mx, no es posible acceder a información
que hace unos meses podíamos buscar en el archivo, ahora nos encontramos con
esta imagen:
Sabemos que es
información referente al archivo y a documentos relacionados con el estudio
archivístico, no con la información que
resguarda el Archivo General de la Nación, pero nos damos una idea de que si no
podemos acceder a este tipo de información, menos podemos acceder a lo que
necesitamos para otro tipo de investigación.
Por ello, es
importante la modernización del Archivo General de la Nación, siempre cuidando
las leyes de transparencia, de modernización de la administración pública, de
datos personales e incluso de derechos de autor, pero debemos modernizar la
forma en que la información puede ser consultada en nuestro país.
Bibliografía
Asencio Mikel, et al. Un Estudio de Usuarios del
Archivo Histórico Provincial de Málaga. Revista Andaluza de Archivos. http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/web_es/detalleArticulo?id=31caac01-6fd4-11df-ab8d-000ae4865a5f En
línea. Consultado por última vez 11 de diciembre de 2016.
Jaén García, Luis
Fernando. Los Estudios de Usuarios en Archivos. Aplicación en el archivo
histórico central de Costa Rica. Revista del Archivo Nacional - 72 (1-12): 11-72. ISSN. 1409-0279 – 2008
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/articulos_ran/Ran08Jaen.pdf En línea. Consultado por última vez 11 de
diciembre de 2016.
Los servicios de archivo y el concepto de usuario: un
estudio del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. Organización de
las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1984 http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000600/060066so.pdf En línea. Consultado por última vez 11 de diciembre de 2016.
[1]
Ascencio
Mikel, et al. Un Estudio de Usuarios
del Archivo Histórico Provincial de Málaga. Revista Andaluza de Archivos.
[2] Los servicios de archivo y el concepto de usuario: Un
estudio del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. Organización de
las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1984.
[3]Jaén García, Luis Fernando. Los Estudios de Usuarios
en Archivos. Aplicación en el archivo histórico central de Costa Rica. Revista del Archivo Nacional - 72 (1-12): 11-72. ISSN. 1409-0279 – 2008
[4] Ascencio
Mikel, et al. Un Estudio de Usuarios
del Archivo Histórico Provincial de Málaga. Revista Andaluza de Archivos. pg. 9.
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